Podnikání & Freelancing

Proforma faktura

Nezávazná faktura zasílaná před platbou – záloha nebo přehled ceny

(Proforma Invoice)

Co je proforma faktura

Proforma faktura je nezávazná výzva k platbě, kterou dodavatel posílá ještě před dodáním zboží nebo služby, typicky jako podklad pro zálohu. Není daňovým dokladem, neúčtuje se jako výnos a nikdo z ní nic nedaní.

Kde se plete s fakturou

Vypadají skoro stejně, ale dělají opačnou práci. Faktura vyúčtuje něco, co už bylo dodáno, a je účetním dokladem. Proforma jen říká „tady je částka a číslo účtu, pošlete peníze“, a účetně se s ní neděje nic, dokud platba nedorazí. Po zaplacení proto následuje ostrá faktura, u plátce DPH doklad k přijaté platbě. Zákazník tedy dostane dva papíry, což je občas potřeba vysvětlit: první si schová jako fakturu a pak se diví, proč mu chodí druhý.

Proč ji freelanceři posílají

Kvůli riziku. U nového klienta, se kterým nemáte žádnou historii plateb, je záloha předem nejlevnější pojistka. Buď dorazí, nebo se nezačne pracovat. U jednorázových zakázek typu audit nebo migrace webu bývá zvykem polovina dopředu a zbytek po předání. V B2B to nikoho neurazí, spíš naopak.

Kdy proformu vystavuji

U dlouhodobých spoluprací na měsíční paušál proformy neřeším, tam fakturuji zpětně a funguje to léta. Vystavuji je u větších jednorázových zakázek a všude tam, kde s klientem pracuji poprvé. Zálohu nastavuji tak, aby pokryla čas, který do projektu vložím dřív, než uvidím první korunu. Pozor na jednu věc: reklamní rozpočty do Google Ads nebo Skliku si klient platí sám ze své karty, přes moji proformu neputují nikdy.

Časté otázky

Je proforma faktura daňový doklad?

Není. Jde o nezávaznou výzvu k platbě před dodáním, která se neúčtuje jako výnos. Daňovým dokladem se stává až ostrá faktura vystavená po dodání, případně u plátce DPH doklad k přijaté platbě.

Musí zákazník proformu zaplatit?

Sama o sobě proforma závazek nezakládá. Pokud ale máte zálohu sjednanou ve smlouvě nebo v potvrzené objednávce, povinnost zaplatit plyne z té dohody a proforma je jen platebním podkladem.

Kdy má smysl chtít zálohu předem?

U klientů bez historie plateb a u jednorázových zakázek, do kterých vložíte hodně času najednou. Běžný poměr je polovina předem a zbytek po předání díla, u dlouhodobých paušálů se zálohy většinou nepoužívají.