Nástroje & Platformy

Google Workspace

Sada Google nástrojů (Gmail, Drive, Docs, Sheets…)

(dříve G Suite)

Co je Google Workspace

Google Workspace je sada firemních nástrojů Googlu, která pod jedním pracovním účtem spojuje poštu na vlastní doméně, Disk, Dokumenty, Tabulky, Kalendář a Meet. Pro marketéra to není software, který by se učil. Je to prostředí, ve kterém se odehrává většina spolupráce s klientem.

Tabulky místo příloh

Nejvíc času tam trávím v Tabulkách. Měsíční reporty, seznamy vyhledávaných dotazů, plán obsahu, rozpad rozpočtu po kampaních. Rozdíl proti posílání souborů e-mailem není v tom, co Tabulky umí navíc; je v tom, že existuje jediná verze dokumentu a klient do ní vidí, kdykoli chce. Otázku napíše jako komentář rovnou k buňce, na kterou se ptá, takže odpadá dohadování, o jakém čísle se vlastně bavíme. Tabulku si navíc můžete připojit jako datový zdroj do Looker Studia a ruční přepisování čísel do reportu vynechat úplně.

Pošta na vlastní doméně

Druhý důvod, proč firmy Workspace kupují, je Gmail pod vlastní doménou. Technicky za tím stojí přesměrování MX záznamů na servery Googlu a doplnění ověřovacích záznamů, aby odchozí zprávy nekončily ve spamu. Když se tahle část odbyde, poznáte to na doručitelnosti newsletteru dřív než kdekoli jinde.

Účty, ne sdílená hesla

Ta nejnudnější funkce je pro spolupráci na dálku ta nejužitečnější: správa přístupů. Klient mi přidá práva do Analytics, Ads nebo Search Console na moji pracovní adresu, místo aby mi poslal heslo do sdíleného účtu. Až spolupráce skončí, jedním kliknutím přístup odebere a nikde nic nepřehesluje. Upřímně, u menších firem na tohle narážím pořád; sdílený gmail s heslem v poznámkovém bloku je stále živý druh.

Sdílený Disk a jeden report

S novým klientem řeším jako první sdílený Disk pro projekt a jeden odkaz na report. Ne kvůli eleganci, ale proto, že jinak se za tři měsíce ptáme, jestli platí verze z e-mailu, nebo ta z chatu. Hlídám si přitom jednu věc: účty a dokumenty patří klientovi, ne mně. Reporty proto zakládám vždycky v jeho doméně, i když je píšu já. Přinejhorším přijde o svého marketéra, ne o svoje data.

Časté otázky

Potřebuju Google Workspace, když už mám běžný Gmail zdarma?

Na provoz jednoho člověka většinou ne. Jakmile chcete adresu na vlastní doméně, sdílený Disk a možnost kolegovi kdykoli odebrat přístup, placená verze se vyplatí.

Kdo má vlastnit dokumenty a účty, klient, nebo externí marketér?

Klient. Reporty i sdílené disky zakládejte pod jeho doménou a sobě nechte jen přístup. Při ukončení spolupráce se pak nic nepředává.

Jde Google Workspace používat i ve firmě, která jede na Microsoftu?

Jde a běžně to tak funguje. Tabulky i Dokumenty se otevírají v prohlížeči a exportují do formátů Office, takže kvůli jednomu reportu nikdo nemění firemní software.