Čištění databáze
Pravidelné mazání neaktivních nebo neplatných adres
Co je čištění databáze
Čištění databáze (anglicky list hygiene) je pravidelná údržba seznamu příjemců, při které z něj mizí adresy, jež nefungují nebo do něj nikdy neměly patřit. Není to jednorázová akce před velkou kampaní, ale provozní rutina patřící ke každému rozesílání.
Co ze seznamu ven
- adresy s trvalou chybou doručení, tedy hard bounce; ty pryč okamžitě a bez diskuze
- zjevné překlepy v doméně, které se dají opravit ručně, pokud jich není moc
- obecné schránky typu info@ nebo objednavky@, u kterých nikdy nevíte, kdo za nimi sedí a jestli o newsletter stojí
- kontakty, u kterých nemáte záznam o tom, kdy a kde se přihlásily
- dlouho nereagující adresy, ale až po pokusu o reaktivaci
Past jménem spam trap
Spam trap je adresa nastražená poskytovateli a antispamovými organizacemi právě na odesílatele, kteří seznam neudržují. Buď jde o schránku vytvořenou jen kvůli tomu a vystavenou někde na webu, kde ji posbírá robot, nebo o dávno opuštěnou adresu, kterou po letech nečinnosti někdo znovu zapnul. Zpráva doručená na takovou adresu je přiznání, že v databázi máte kontakty, které vám nikdo nedal. Předchází se tomu jedině tak, že seznam držíte živý a adresy nesbíráte odjinud.
Menší seznam, lepší doručitelnost
Tady u klientů narážím nejčastěji. Počet kontaktů se za roky stal měřítkem úspěchu a mazat ho bolí, jenže platí opak, než se čeká: čím míň mrtvých adres, tím líp se doručuje zbytku. Poskytovatel hodnotí, jak lidé na zprávy reagují, takže balast poškozuje i doručování těm, kdo vás číst chtějí. Údržba přitom řeší technickou platnost adres. Pokud vám klesají reakce u kontaktů, které fungují normálně, jde spíš o únavu databáze a ta se napravuje jinak.
Po rozesílce, čtvrtletně, jednou ročně
Držím se jednoduchého rytmu. Po každé rozesílce vyhodím trvale odmítnuté adresy, jednou za čtvrt roku projdu nereagující kontakty a jednou ročně se dívám na to, odkud se lidé do databáze vůbec dostávají. Ta poslední kontrola bývá nejzajímavější, protože se najde formulář bez potvrzení nebo starý import, na který si už nikdo nevzpomene. Klientům posílám seznam ke schválení předem, jinak z toho bývá dusno. A vždycky si nechám export, ať se dá doložit, co se smazalo a proč.